[지식의 숲] 직장의 언어 ‘보고’ 여러분의 보고는 안녕한가요

직장인의 업무는 보고에서 시작해 보고로 끝난다. 보고를 잘하면 직장생활이 참 편하다. 하지만 보고를 할 때마다 신경이 쓰이고 주눅이 든다면 ‘과연 나는 보고를 잘하고 있는가?’에 대해 한 번쯤 생각해봐야 한다. 직장의 언어 ‘보고’에 대해 공부해보자.

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글 _ 임유정 / 일러스트 _ 조성호

 

 

보고는 일에 대한 내용이나 결과를 말 또는 글로 전달하는 것을 말한다. 여기서 중요한 것은 문서보고와 구두보고는 달라야 한다는 점이다. 문서보고는 자료로 남을 수 있으므로 정형화된 표현과 구체적인 수치, 통계 자료를 근거로 제시해야 한다. 구두보고는 문서보고에 담지 못하는 비하인드 스토리 즉, 자신의 생각과 견해가 반드시 들어가야 한다. 예를 들어 지난 3월 론칭한 도요새중국어의 매출과 향후 수익 전략에 대해 보고를 한다고 가정해보자. 문서보고에는 매출에 대한 정확한 수치를 담아내야 한다. 반면, 구두보고를 할 때는 A교사가 겪은 일화를 설명하며 다양한 교육상품 출시가 매출신장에 도움이 된다 등의 비하인드 스토리를 넣는 것이 좋다.

나의 보고는 어떨까? 위의 사례처럼 상황과 형식에 알맞은 보고를 하고 있일까? 앞선 체크 리스트를 통해 ‘나의 보고’를 점검해보고, 보고의 핵심에 대해 자세히 알아보자.

 

 

 

 

얼굴부터 발까지, 보디랭귀지 연습방법을 함께 알아보자

1. 팩트(FACT)에 기반한 보고 전략
상사가 보고 내용을 신뢰할 수 있도록 논리를 뒷받침하는 자료와 데이터를 충분히 제시해야 한다. 그리고 이 자료는 반드시 검증된 내용이어야 한다. 상급자나 타부서와의 협업을 통해 내용의 모순, 누락을 확인하고 수정하는 작업은 필수다.
데이터가 준비되었다면, 내가 보고할 내용을 세 가지로 정리해보는 것이 좋다. 예를 들어, 매출을 주제로 보고를 한다고 가정해보자. 첫 번째로 가장 실적이 좋았던 지점을 소개하고, 두 번째로는 그 지점의 영업전략, 마지막으로는 향후 매출 증대를 위한 추가 전략을 얘기하는 형식이다. 짧은 보고일지라도 전하고자 하는 이야기를 세 분류로 정리해보자. 훨씬 논리 정연한 보고가 가능해진다.
　 

2. 전달력을 높이는 두괄식 화법
보고에서는 두괄식 화법을 사용하는 것이 좋다. 특히 상사로부터 “그래서 말하고자 하는 바가 뭐야?”라는 말을 들었다면, 반드시 두괄식의 화법을 사용하자. 이때, 구구절절 하나부터 열까지 설명하려 해서는 안 된다. 요점만 보고해야 한다. 내가 이번 보고에서 말하고자 하는 핵심을 두괄식으로 먼저 얘기하고, 이에 대해 설명해야 한다.
보고는 마지막 결말을 보기 위해 달려가는 두 시간짜리 영화가 아니다. 빠른 시간 안에 말하고자 하는 바를 상사가 이해할 수 있도록 만들어줘야 한다. 두괄식 화법을 사용하자. 훨씬 더 전달력이 좋아질 것이다.

 

3. 보고의 완성은 ‘공감’
보고는 상사가 내 이야기에 공감하고 받아들여줄 때, 비로소 완성된다. 원활한 공감을 이끌어내기 위해선 상사의 스타일을 파악해야 한다.
사람마다 자신만의 리스닝 스타일(Listening style)을 갖고 있다. 가장 흔한 유형 중 하나는 ‘용맹형’이다. 보고를 들을 때 “이 방법으로 한번 해볼까?”라며 도전적인 반응을 보이는 상사가 이 유형에 해당한다. 이런 상사에게는 “네. 자신 있습니다. 도전해보겠습니다”라며 확신을 담아 보고하는 것이 좋다. 물론, 가능하다는 구체적 근거도 함께 준비해야 한다.
‘논리형’의 상사도 자주 볼 수 있다. 논리적으로 믿을 수 있는 자료를 원하는 유형이다. 이들에게는 사사로운 감정 어필보다 다양한 근거 자료와 데이터를 선보이는 것이 효과적이다.
결국 보고는 상대방과의 소통이다. 상사와 소통하기에 앞서, 그의 스타일을 얼마나 잘 헤아리고 있었는지 돌이켜보자. 상황에 맞는, 형식에 맞는, ‘사람’에 맞는 보고가 필요하다.

 

 

 

<교원가족 2018.8월호>에서 원문을 확인하실 수 있습니다.>