교원그룹 잡멘토링 [Explore Your Job] 9편. 행정/총무지원 후기

안녕하세요. 교원소통지기입니다. 오늘은 5월 12일(화)에 열린 멘토와 함께 떠나는 직무여행 ‘교원그룹 잡멘토링 9편. 행정/총무지원’ 후기를 전해드립니다.

 

 

 

교원그룹 잡멘토링 [Explore Your Job]

 

 

 

 

행정/총무지원 직무는 집에서 어머니가 가족들의 모든 것을 꼼꼼하게 챙겨주듯이 회사가 사업을 운영하는데 필요한 모든 제반사항에 관여하기에 '회사의 어머니와 같은 역할'을 한다고 많이 표현되고 있습니다. 그럼 지금부터 교원그룹의 어머니 역할을 하고 있는 이용석, 박동진 멘토의 행정/총무지원 멘토링 현장으로 함께 가보실까요?

 

 

 

Session 1. 행정/총무지원 직무 소개

 

첫 번째 세션은 행정/총무지원 업무를 담당하는 이용석, 박동진 멘토가 직무를 소개하는 시간이었습니다. 미래의 행정/총무지원 담당자들을 만나뵙기 위해 정말 많은 준비를 해주셨다는 걸 느낄 수 있었습니다. 멘토의 열정적인 직무 소개에 화답하듯 멘티들도 중간중간 질문을 많이 해 주셔서 많은 이야기가 활발하게 오갔습니다. 행정/총무지원 업무의 자세한 내용은 세션 2. Q&A와 아래의 직무전문가 인터뷰를 통해 확인하실 수 있으니, 참고하시기 바랍니다.

 

※ 참고: [직무전문가 인터뷰] 부동산 임대차관리(http://blog.kyowon.co.kr/111),

             [직무전문가 인터뷰] 영업현장 행정/총무지원(http://blog.kyowon.co.kr/115)

 

[행정/총무지원 업무에 대해 설명하고 있는 이용석, 박동진 멘토]

 

 

 

Session 2. 행정/총무지원 직무 알아보기 (Q&A)

 

다음으로 진행된 세션은 이용석, 박동진 멘토와 함께 행정/총무지원 직무에 대해 궁금한 점을 해결하는 Q&A 시간이었습니다. 지금부터 Q&A의 주요 내용을 함께 만나보실까요?

 

 

Q1. '행정/총무'라고 하면 '회사의 다른 부서를 지원하는 직무'라는 생각이 드는데요. 구체적으로 두 멘토께서 맡고 계신 업무에 대해 자세히 알고 싶습니다.

 

박동진 멘토 - 안녕하세요, 행정/총무지원 업무를 담당하고 있는 박동진이라고 합니다. 저는 교원그룹 전체의 행정/총무지원 업무를 담당하고 있다보니 범위 자체만으로 봤을 때는 다음 순서로 설명해 주실 이용석 멘토님이 담당하시는 영업현장보다는 넓다고 볼 수 있겠죠. 기업의 목적인 이윤을 추구하는 방법은 2가지가 있습니다. 첫 번째는 영업활동을 통해 이윤을 창출하는 것이고 두 번째는 철저한 관리활동으로 비용을 절감하는 방법입니다. 그룹 수준의 행정/총무지원은 영업현장의 행정/총무와 함께 영업현장을 지원하고 전사적인 비용 및 일정관리 방안을 통해 '비용절감'이라는 이윤추구 목표를 달성하기 위해 노력하는 것입니다. 그룹차원에서 진행되는 업무를 소개해드리자면 차량/자산/비품 관리, 휴양시설 운영, 출장 업무관리, 문서 보존/폐기, 협력업체 관리 등이 있습니다. 좀 더 자세한 업무 내용은 하단의 그림을 참고해주시면 감사하겠습니다.

 

[행정/총무지원 업무내용 및 목표]

 

 

이용석 멘토 – 예. 맞습니다. 제 소개를 먼저 간단하게 드리자면 저는 처음부터 '행정/총무' 직무로 입사한 경우가 아니에요. 빨간펜, 전집 등을 판매하시는 영업전문가들을 관리하는 '영업관리' 직무로 입사하여 근무하다가 본사로 발령받아 영업현장 행정/총무지원 업무를 맡게 되었습니다. 영업현장의 행정/총무지원은 '기준에 맞는 신속, 정확한 행정/총무지원과 효율적 예산집행을 통해 영업현장의 환경을 개선하고 비용 최소화 및 편익 극대화를 도모하여 영업생산성을 증가시키는 일'이라고 정의할 수 있습니다. 영업현장에 필요한 책상, 의자, PC, 강의시설 등과 같은 모든 집기를 관리 및 지원하고 새로운 영업현장이 생기는 경우 입지 및 임대비용 분석 등을 통해 임대차계약도 진행하고 있습니다.

 

이이서 업무의 흐름을 설명드리겠습니다. 영업현장에서 예를 들어 간판이 떨어졌다던지, PC가 고장이 나서 업무에 지장이 있다던지 등의 의뢰가 접수가 되면 개선점을 확인하고 내부 기준에 따라 협조가 가능한 사항인지 먼저 확인을 합니다. 협조가 가능한 사항일 경우 그룹 총무지원팀, IT 등 사안에 따라 유관 팀에 의뢰를 드려 사안을 처리하고 있습니다. 따라서 아래의 그림과 같이 영업현장, 행정/총무지원팀, 유관 팀이 톱니바퀴처럼 유기적으로 연결되어 있다고 말씀드릴 수 있습니다.

 

 

 

 

 

Q2. 행정/총무지원 직무를 하기 위해서는 어떤 역량 또는 자격증이 필요할까요?

 

박동진 멘토 – 행정/총무지원에서 가장 중요한 역량은 바로 '협조성', '유기적 관계'라고 생각합니다. 행정/총무지원은 회사 내부의 직원이 곧 고객입니다. 따라서 회사 내부직원들이 업무를 진행하는 데 있어 어려움이 없도록 다방면으로 협조하는 것이 가장 중요하겠죠. 그리고 업무 유관부서가 많습니다. 이 분들과 유기적인 관계 형성을 통해 업무 일정 및 진행속도를 잘 관리하는 것도 중요하겠죠. 그 외에 간단한 회계지식, 꼼꼼한 성격 등도 필요한 역량이라고 생각합니다. 자격증은 회계/부동산 관련 자격증을 말씀드릴 수 있겠으나 많은 시간과 노력을 요하는 자격증들이 대부분입니다. 따라서 자격증 취득이 용이하지 않으신 분들은 인터넷 강의, 스터디 등을 통해 기초적인 회계/부동산 관련 지식을 쌓는 방법도 추천드리고 싶습니다.

 

이용석 멘토 - 박동진 멘토님이 기본적인 역량, 자격증에 대해 잘 설명해주신 듯 하니 저는 영업현장에 맞는 행정/총무지원 직무의 필요역량을 말씀드리겠습니다. 영업현장은 매출과 직접적으로 연결되어 있는 곳이다보니 에너지가 굉장히 중요합니다. 따라서 영업현장과 함께 업무를 진행하기 위해서는 정열, 흥이 있는 분이면 좋겠습니다. 지원부서에서 '우리 팀은 영업현장을 지원하기 위해 최선을 다하고 있다!'라는 모습을 에너지 있게 전달해드리지 못하면 전문영업인력도 역시 힘이 빠질 수 밖에 없겠죠. 든든한 지원군이 되어 드려야 합니다. 그리고 두 번째로 '센스'입니다. 영업현장은 정말 수많은 일들이 일어나는 곳입니다. 게다가 전국 단위로 말이죠. 이러한 일들에 대해 본인만의 기준을 명확히 가지고 운영은 하되 사안에 따라 어떻게 판단을 내리는 것이 최선일지 센스를 발휘하여 판단해야합니다. 마지막으로 '비용절감에 대한 목표의식'입니다. 앞에서도 언급하였듯이 행정/총무지원의 가장 큰 목표는 비용절감입니다. 영업현장에서 사용되는 많은 물품들에 대해 비용, 업체, 구성 등을 수시로 체크하는 꼼꼼함이 필요합니다. 예를 들자면, 영업현장에 올 여름에 선풍기를 추가 설치하려고 한다면 어떤 업체의 어떤 상품이 적정비용으로 가장 그 현장에 어울리는지 고려해야겠지요.

 

 

 

 

 Q3. 행정/총무지원 직무를 희망하는 학생들에게 전하고 싶은 말씀 부탁드립니다.

 

박동진 멘토 - 일단 취업이라는 어려운 과정을 겪고 계신 여러분들 다들 화이팅하시기 바랍니다. 행정/총무지원 업무는 앞에서도 말씀드렸듯이 담당하는 분야가 정말 많습니다. 물론 공인중개사, 구매 관련 자격증을 취득하는 방법도 좋겠지만 평소에 뉴스, 신문, 스터디 등을 통해 부동산, 행정업무 등의 여러 분야에 대해서 '어떤 식으로 업무를 진행하는지', '나라면 어떻게 했을지?'와 같은 깊은 생각을 해보는 것이 현실적으로 좋은 방법이라고 생각해요. '하고 싶은 것에 대한 관심'을 꾸준히 쌓아오신다면 그것들이 자연스레 자기소개서, 면접 때 보여줄 수 있는 기회가 있을 것입니다. 저도 물론 그랬고요. 또한 행정/총무지원은 임대, 차량, 보험 등 실생활과 밀접한 연관이 있기 때문에 개인적으로도 도움이 되는 부분이 많고, 업무를 통해 제 자신이 성장하는 것도 느낀답니다. 앞으로 교원그룹이 꾸준한 성장을 계속함에 따라 기존 사업과 새로운 사업 모두에서 제가 더 발 빠르게 움직여야 할 일이 많을 것으로 보여요. 아직은 원대한 비전을 그리기보다는 제게 주어진 업무를 조금 더 완벽하게 수행하는 것이 개인적인 목표입니다.

 

이용석 멘토 – 영업현장의 행정/총무지원 직무는 아무래도 그 회사의 특성이 크게 반영되어 있습니다. 저 역시 영업관리직을 수행하고 행정/총무지원 업무를 맡았기에 충분한 이해를 바탕으로 업무를 수행하고 있습니다. 그렇다고 해서 꼭 영업관리직을 수행해야만 할 수 있는 업무는 아닙니다. 본인의 의지만 있다면 영업현장에 대한 이해는 금방 따라온다고 믿어요. 행정/총무지원 직무를 희망하시는 분들께 말씀드리고 싶은 사항은 '항상 친절, 겸손하라.'입니다. 전국의 영업현장과 소통하다보니 전화, 메일 등의 문의가 많습니다. 얼굴이 보이지 않는 상황이라고 그 분들에게 기준만을 내세우며 다가가는 것은 좋은 모습이 아니겠죠. 항상 친절히 귀 기울여 그 분들의 입장을 들어주고 지원부서에서 할 수 있는 최선을 이야기 해 드리고 '안 된다.'라는 말보다는 '방법을 찾아보겠다.'라고 말하는 것이 바로 제 역할이라고 생각합니다. 

 

 

 

 Explore Your Job!

 

여러분! 다음 잡멘토링은 바로 ‘편집개발(전집)’ 입니다.

‘10편. 편집개발(전집)'은 그룹 도서개발팀에서 전집 편집개발 직무를 담당하고 계신 두 멘토가 참석하여 멘토링을 해주십니다.

교원그룹 잡멘토링 [Explore Your Job] 10편. 편집개발(전집) 멘토링은 2015년 6월 12일(금)에 진행되오니 ‘편집개발(전집)'에 관심 있으신 분들의 많은 참가신청 바랍니다. (참가신청: 2015년 5월 26일(화) ~ 6월 7일(일))

 

 

 

 

 

 

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