지금 여러분 앞에 있는 물건 3가지만 꼽아본다면 어떤 것이 있나요? 지금 제 앞에는 책상, 컴퓨터, 볼펜이 있습니다(모바일 버전으로 접속하신 분들은 조금 다른 상황일 수 있겠네요^^). 업무의 종류를 불문하고 필요한 도구나 환경이 잘 갖춰져 있지 않다면 좋은 성과를 내기 어렵겠죠. 오늘은 이러한 도구와 환경을 갖출 수 있도록 도와주는 일을 하시는 구몬사업운영팀 조일호 대리님을 만나보았습니다.

 

 

“회사의 살림꾼”


안녕하세요. 구몬사업운영팀 조일호 대리입니다. 제 직무를 한마디로 나타내자면 회사의 살림꾼이라고 할 수 있습니다. 사무실 공간에서부터 책상, 의자, 컴퓨터 같은 집기류, 무진(무료진단테스트) 업무에 필요한 텐트, 파라솔, 테이블류의 물품, 운영비나 임차료 관리비의 지출 같은 비용 지급 및 정산, 복사용지나 구몬선생님이 사용하는 교재링, 색연필 등에 이르기까지 영업에 필요한 모든 물품을 지급하고 관리하는 역할을 하고 있기 때문입니다. 영업현장이 잘 운영되도록 곁에서 지원하는 매니저라고 할 수 있겠죠

 

 

“불편하거나 부족한 부분을 채워주는 하루”

 

매일 아침 사업장에서 전산으로 지급 신청한 물품 내역을 출력합니다. 그리고 신청한 사항이 지급 기준에 부합하는지 판단하고, 개별적으로 확인하게 됩니다. 이러한 작업을 통해 사업장에서 신청한 물품이 실제로 필요한 물품과 일치하는지 확인하고, 추가적으로 필요한 것은 없는지도 확인합니다. 그리고 지급 기준은 충족하지 못하지만 정말 필요한 사항이라고 판단되면 추가로 지급할 것인지에 대해서도 검토하고 있습니다.

 

전산으로 등록되는 사항 이외에 사업장에서 전화나 메신저를 통해 문의를 하는 경우도 많아서, 그에 대한 응대도 하루 일과 중 많은 부분을 차지합니다. 총무성 업무에 대한 문의부터 그 밖의 궁금한 점이나 어느 부서에서 하는지 모르는 일에 이르기까지 여러 가지 문의를 받습니다.

 

일반적인 사무실에서의 업무와 더불어 직접 사업장에 방문하여 필요한 사항을 파악하는 일도 하고 있습니다. 신규 사업장이 생겨나거나 이전 등의 변화가 있을 때 직접 사업장에 방문해서 변동된 사항을 확인하고, 불편사항이나 건의사항이 접수되었을 때도 사업장에 직접 방문하여 생생한 의견을 듣고 반영하기 위해 항상 노력하고 있습니다. 최근에는 부서에서 새롭게 실시하는 O.I프로젝트(Office Innovation)라는 업무를 통해 사업장 영업환경 변화에 앞장서고 있습니다.

 

사업장 방문은 생각보다 잦은 편입니다. 기존에는 월 3회 정도 방문했었는데, 지금은 O.I프로젝트를 진행하고 있다 보니 더 자주 방문하고 있습니다. 물론 상시 진행하는 사무실 업무에도 차질이 없도록 해야겠지요.

 

 

“친구 모임 관리부터 전사 사업장 관리까지”

 

대학에서 행정학을 전공했고 군대도 군수보급과 관련된 행정병 업무를 했습니다. 군대에서도 물품관리를 하면서 수불 수치가 딱딱 맞아 떨어질 때 작지만 뿌듯함을 느낄 수 있었고, 친구들과의 모임에서도 돈 관리나 스케줄 관리를 도맡아 하면서 저랑 잘 맞는다는 말을 많이 들어서 자연스럽게 이쪽 직무를 선택하게 된 것 같습니다.

 

 

“돋보이지는 않지만 사람들의 기억에 남는 일”

 

항상 해오는 일이라 특별히 신경써서 처리했던 일이 아닌데도 잘 처리해줘서 고맙다는 말을 들을 때가 있습니다. 물론 하나하나 주의를 기울여 처리하려고 노력하지만 너무 바쁠 때는 특별히 신경쓰지 못하고 일상적인 응대로 이어지는 경우도 있습니다. 그런데도 지원된 물품에 대해 만족하고 친절히 설명해줘서 고맙다는 말을 들을 때면 조금 쑥스럽기도 하고 보람도 느낍니다.

 

총무라는 업무 특성상 잘하면 본전이고 하는 일 자체가 크게 티 나지 않는 경우가 많습니다. 또 항상 비용의 효율성에 대해 고민해야 하다 보니 요청하는 사항을 항상 지원해 줄 수는 없어서 안 된다고 말해야 하는 경우도 많습니다. 그러다 보니 저는 담당자로서의 기준과 사업장에서 처리해야 되는 방향을 제시했는데 사업장에서는 현장 상황을 몰라준다고 생각하기도 합니다. 이렇게 양쪽의 입장이 달라 소통이 잘 안될 때는 힘이 듭니다. 그래도 제가 시간을 좀 더 들여서라도 사업장 목소리에 좀더 귀를 기울이고, 사업장에 계신 분들이 이해하실 수 있도록 자세히 설명을 드리고 있습니다. 최대한 기준에 입각해서 설명하되, 기준에 부합하지 않더라도 사업장 담당자의 이야기를 듣고 꼭 필요하다고 생각하면 A/S, 교체 등 추가적인 조치를 취하기도 합니다. 답은 현장에 있다는 팀장님 말씀처럼 항상 사업장 의견을 듣고 반영하려고 노력하고 있습니다.

 

 

“메모하는 습관”

 

문의 전화가 많이 오다 보니 그 내용을 정리하는데 어려움이 있습니다. 모든 내용을 기억할 수는 없으니 메모하는 습관이 무엇보다 중요하다고 생각합니다. 외근을 할 때는 수첩이나 노트, 핸드폰을 활용하여 메모를 하고 사무실에서 업무를 볼 때는 컴퓨터에 메모한 내역을 엑셀파일로 저장하고 있습니다. 출근해서 퇴근할 때까지 항상 그 파일을 켜놓고 필요한 부분을 실시간으로 적어두고 활용하고 있습니다.

 

 

“꼼꼼한 성격”

 

다른 직무도 마찬가지겠지만 덜렁거리는 성격보다는 꼼꼼한 성격이 좋을 것 같습니다. 많은 양의 일을 처리하다 보면 놓치는 것도 있을 수 있는데, 지급된 품목에 대한 재고 관리를 위해 작은 부품 하나도 신경 쓸 수 있는 꼼꼼함이 필요할 것 같습니다.

 

 

“400여개의 사업장을 변화시키는 일”

 

간혹 총무에 대해 잡다한 일을 하는 사람, 뒤치다꺼리를 하는 사람으로 이야기하는 경우가 있습니다. 하지만 결코 총무는 잡다한 일 또는 뒤치다꺼리만 하는 사람은 아닙니다. 총무가 어떻게 하느냐에 따라서 업무환경이나 회사의 분위기가 바뀔 수 있기 때문입니다. 예를 들어 제가 담당하는 부분에서 작은 것 하나만 바꿔도 400개 사업장이 바뀌게 됩니다. 그만큼 총무 업무의 영향력이 크다는 것을 알고 자부심을 가지셨으면 좋겠습니다. 총무 업무의 대상은 현장에서 일하는 동료들입니다. 총무는 기업의 살림꾼이며 손과 발이 되는 꼭 필요한 존재라는 것을 잊지 마시기 바랍니다.

 

 

대리님께 미래의 목표를 여쭤보니, 총무 업무 담당자로서 전문가가 되고 싶다고 하셨습니다. 전국 400여개의 구몬 사업장이 앞으로 대리님의 손길을 거쳐 어떤 모습으로 바뀌어 갈지 기대가 됩니다.  

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Posted by 교원소통지기

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  1. 김한유 2016.04.05 15:32 신고  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    구몬사업운영팀 조일호대리님께서 영업관리담당자이며 주업무가 총무업무인 것인가요?

  2. 김한유 2016.04.05 15:39 신고  댓글주소  수정/삭제  댓글쓰기

    총무직무, 영업관리직무가 구분되어있는데 홈페이지에서는 구몬사업운영팀 영업관리담당자라고 적혀있어 궁금합니다

    • 교원소통지기 2016.04.12 14:50 신고  댓글주소  수정/삭제

      안녕하세요. ‘한유’님! 블로그 소통지기입니다. 답변이 늦어져 죄송합니다. ㅠㅠ 답변이 늦어진 만큼 정확하게 궁금증을 해결해드리겠습니다. ^^ ‘한유’님께서 말씀해주신 것처럼 동일한 인물에 대해 그룹 홈페이지에서는 영업관리, HR블로그에서는 총무업무라고 각기 다르게 명시되어 있음을 확인했습니다. 재확인 결과 총무 업무가 더 정확하여 그룹 홈페이지를 수정하였습니다. 직무 파악에 혼란을 드린 점 양해 부탁드리며, 부디 지금 가지고 계신 열정으로 원하시는 직무의 전문가가 되길 바라며 교원이 ‘한유’님의 꿈을 응원하겠습니다!