안녕하세요!

오늘은 교원그룹의 경영지원의 총무 직무를 소개해드리고자 합니다.

총무업무는 효율적인 총무/구매지원을 통해 조직 구성원에게 업무성과 창출을 지원하고 조직 전체의 비용절감에 기여하는 역할을 하고 있습니다.

해당 직무를 좀 더 효과적으로 이해하기 위해 영상을 제작하였는데 저희 교원의 첫 직무영상입니다:D

총무팀의 댄디가이 ‘김민석’ 매니저님과 함께 촬영하였는데 매니저님과 함께 교원의 총무 일에 대해 알아볼까요?

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                                         ☞ https://www.youtube.com/watch?v=BoBMzD6RF4E

교원그룹 총무팀 직무소개 영상

 

 

Q. 안녕하세요? 간단한 자기소개 부탁드립니다.

안녕하세요~ 모든 일을 다하는 교원그룹 총무팀 3년차 김민석 매니저입니다. 한 임원분이 농담으로, “민석씨는 어딜가나 있네말씀 주시더라고요. 그래서 저렇게 네이밍 해봤습니다.

 

 

 

Q. 담당하고 계신 직무에 대해 자세히 소개해주세요.

총무팀에서 관여하고 있는 업무 범위가 굉장히 넓은데요~

직원들이 일할 수 있는 그리고 일하기 좋은 환경을 조성하는 일을 하고 있습니다. 구체적으로 본사 및 수 백 개 사업장에서 필요한 집기, 복합기, 냉 난방기, 차량 등 다양한 물품을 구매하고, 인테리어와 같은 공사 업무도 하고 있습니다. 사실, 회사 생활하시다가 도대체 이런 일은 어디서 할까? 생각이 드시면 대부분 저희 팀에서 합니다!

 

 

 

Q. 총무팀에 지원한 계기가 무엇인가요?

제가 어떤 일을 잘할 수 있을까? 나에게 어떤 강점이 있을까? 많이 고민했던 것 같아요. 제 강점인 세심한 성격과 다양한 사람들과 두루두루 원만하게 잘 지내는 친화력이 총무팀과 잘 어울린다고 생각했어요. 직무적으로는 제가 졸업 후에 부동산 관련 전문자격시험을 준비했었어요. 제가 입사 지원시, 총무팀 직무소개에 부동산임대차 업무도 기재되어있더라고요. 그래서 지원하게 되었습니다.

 

 

 

Q. 하루 일과 업무에 대해 소개해주세요.

출근하면 먼저 전날 정리해놓은 ‘금일 업무리스트’ 메모를 확인합니다. 어떻게 시간을 효율적으로 사용하면서 치열한 하루를 보낼지 정리하는 시간이에요.

그리고 본격적으로 업무를 시작하는데, 메일과 사내메신저, 참조함을 확인해서 현업 팀에서 들어온 발주내역과 각종 요청사항을 정리하고 긴급하고 중요한 것부터 차근차근 처리합니다.

그리고 임직원들에게 전화를 정말 많이 받아요! 주로 내부 고객인 임직원들의 부족한 부분, 필요한 부분을 채워주는 업무가 많은데, 동료분들이 민석씨 빨리 처리해줘서 고마워요라는 말을 들을 때마다 뿌듯하곤 합니다.

 

 

Q. 해당 직무를 수행하기 위해 필요한 역량은 무엇인가요?

사실 총무 직무가 법무 같은 직무처럼 특정 전공자만 가능한 것은 아닙니다. 저희 팀만 보더라도 다양한 전공자가 모여있어요.

그래서 제 생각에는 가장 중요한 역량은 인간관계를 풀어나가는 역량, 커뮤니케이션 역량이라고 생각합니다. 총무팀은 내부 임직원, 협력업체, 시설팀, 공무원, 임대인 등 정말 많은 사람들과 다양한 영역에 걸쳐서 업무를 진행합니다. 그렇기 때문에, 예상치 못한 문제들이 발생하기도 하고 이리저리 부탁하고 조율할 일이 많아 수많은 사람들과 원활하고 유연하게 업무를 풀어나갈 수 있는 역량은 정말 큰 자산인 것 같아요.

실무적으로는 엑셀을 잘하시면 야근 안하고 칼퇴하시는데 도움이 될 거에요. 그리고 물론 선배들한테 칭찬도 받으실 거고요 ㅎㅎ

 

 

 

Q. 기억에 남는 에피소드가 있나요?

교원그룹의 스마트오피스인 C.LAB 신설에 참여하고, 현재 운영 업무를 담당하고 있습니다. C.LAB에서 임직원들이 편안한 환경에서 회의와 행사를 하고, 휴식도 취하는 모습을 보면 괜히 어깨도 으쓱하고 뿌듯해지곤 합니다.

영업부서는 가시적인 영업실적으로 성과를 창출하자나요? 비록 이런 공간 창출이 가시적인 수치로 성과를 도출하기 어렵지만, 임직원의 성과 창출을 지원함으로써 회사에 긍정적인 방향으로 나가는데 도움이 됐다고 생각합니다.

 

 

 

 

Q. 우대하는 자격조건이 있나요?

총무업무를 하시는데 전문적인 자격조건이 필요하진 않습니다. 지원자분이 입사해서 업무를 직접 진행하면서 관련 법규 등을 숙지해가며 전문성을 기르실 수 있습니다.

학생시절에 준비할 수 있는 업무에 도움이 될만한 자격은 2가지가 있는데요. 구매업무 기본 지식을 함양할 수 있는 구매자재관리사(KPM)가 있고요. 그리고 총무팀에서 시설관리 및 임대차업무도 진행하고 있어서 ‘공인중개사 자격증’도 도움이 됩니다. 또한, 업체 방문이나 행사 준비 등 외근이 잦다보니 운전면허도 있으시면 좋을 것 같습니다.

 

 

 

Q. 본인이 면접관이라면 어떤 점을 볼 것인가요?

항상 고민하는 자세와 유연한 사고방식을 볼 것 같아요. 제가 좀 부족한 부분인데, 학창시절 다양한 경험을 통해서 유연한 자세와 마인드로 고민하고 실행했던 부분을 어필하시면 전 높은 점수를 줄 것 같아요.

결국 이런 자세가 총무팀의 지원업무를 더 효율적으로, 그리고 임직원의 만족도를 높이는 방향으로 견인하는 역할을 한다고 생각하거든요.

 

 

 

Q. 총무팀에 입사하고 싶은 분들을 위한 TIP이 있다면?

총무업무는 기본적으로 지원하는 조력자역할을 합니다. 많은 사람들과 부딪히고 수 많은 요청을 받으며 일을 하는 부서입니다. 그렇기에 사람을 싫어하면 안되고 세심함과 성실함도 중요합니다. 그래서 자소서나 면접시에 전문적인 지식보다는 인성적인 부분에 중점을 두시는게 좋습니다.

 

 

 

Q. 미래에 교원 가족들에게 해주고 싶은 말이 있나요?

저는 취업을 30살에 했습니다. 취업기간이 길어서 힘들었지만, 소중한 사람들과 사소하지만 즐거운 추억을 만들며 잘 버텨왔어요.

여러분들도 힘든 시기겠지만, 열심히 준비하시면서 일상의 소소한 행복을 찾으시며 힘내시길 바라고 나중에 회사에서 볼 날을 고대하며 응원하겠습니다~!!

Posted by 교원소통지기

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[행정지원 직무란?]
① 임차관리 업무
‘임차’란 사전적 의미로는 임대인이 임차인에게 목적물을 사용 또는 수익할 수 있게 하고 상대방이 그 대가로서 차임을 지급할 것을 약정함으로 성립하는 계약을 말하며, 사옥 및 각 사업본부별 사무실과 기타 제반시설 임대, 임차 관련 계약유지/운영관리를 주 업무로 하고 있습니다.

 

② 자산관리 업무
자산관리 직무는 회사가 보유한 부동산 자산에 대한 효율적인 관리를 통해서 부가가치를 창출하는 역할을 담당하고 있습니다.
부동산 자산 관리는 임대를 통한 수익성 증대와 시설물 관리를 통한 부동산 가치 향상의 업무를 수행합니다.

 

 


[일과 소개]
① 임차관리 업무
아침에 출근하면 우선 각 사업본부별 임차계획안 접수 건에 대한 임차적정성 내지는 타당성 검토를 시작합니다. 접수된 계획안을 검토 후 임차확정이 되면 담당자별 현장 사무실 조사를 실시하며 조사된 내용을 토대로 확인 및 특이사항을 체크합니다. 채무분석도 실시하게 되는데 이 단계는 상당히 중요하여 집중을 요구합니다.

이렇게 조사된 임차사무실 현황을 바탕으로 사업본부별 현업 팀과의 협의를 거쳐 임차건물을 확정하며 물건조사표와 내부 품의를 작성하여 결제를 득하면, 건물주와 계약일정과 보증금 지급에 관한 협의 후 임대차 계약을 하게 됩니다.

 

또한 매월 정기적으로 발생되는 업무와 비정기적으로 발생되는 업무를 체크하고 최대한 기일 내 처리할 수 있도록 해야 하며, 긴급수명업무 또한 상시적으로 파악하여 기한 내에 진행해야 합니다. 한 주가 바쁘게 지나가지만 일 단위, 주 단위, 월 단위로 체크리스트와 업무 처리 계획을 세워서 관리하고 있어, 현업 및 연관부서의 요청사항과 협조사항을 빠짐없이 처리할 수 있습니다.


② 자산관리 업무
아침에 출근을 하게 되면 그날 해야할 일을 점검합니다. 이메일과 전일 결재 진행 상황을 확인하여 업무에 LOSS가 생기지 않도록 관리 합니다.

 

당일 업무를 체크하고 나면 공실이 발생한 사옥은 임대 마케팅 계획을 수립하여 신속한 임대가 될 수 있도록 진행하고, 현재 임대는 되어 있으나 공실이 예상되는 사옥은 공실기간이 발생하지 않도록 미리 준비 합니다.

 

또한 시설물의 손실 및 고장을 미연에 방지하기 위해서 점검을 하고 수선해야할 사항이 있으면 상황을 파악하여 결재를 득하고 진행합니다.

 

퇴근시에는 그날의 업무를 다시 한번 정리하고 미진행된 업무는 업무의 방향을 다시 설정하거나 재추진 할 수 있도록 점검합니다. 또한 다음날 진행되어야 하는 일정을 체크하여 준비합니다.

 

 

 

[해당 직무에 대한 생각]
① 임차관리 업무
임차관리 업무는 영업활동을 할 수 있는 각 단위별 영업장소를 확보하는 것을 뜻하며 사무실의 신설, 이전, 확장, 축소, 해지 등 계약내용 변경에 따른 임대차 계약 체결 및 이에 수반된 제반 업무를 말하는 것으로 사업장의 원활한 영업과 운영을 위해 최우선적으로 확보되어야 할 사무실을 지원한다는 측면에서 책임감을 갖고 담당업무를 진행해야 합니다.
부동산 업무의 한 분야로써 임차 업무는 임대인과 임차인이 상호보완적이기도 하며, 또는 상호 win-win 하는 관계가 될 수 있도록 최적안을 제시하여야 하는데, 쉽지 않은 일이지만 목표를 달성하고 나면 성취감을 크게 느낄 수 있습니다.

 

또한 업무에 필요한 자질로써는 무엇보다 강한 책임감이 요구되고 적극적이며 진취적인 마인드, 원활한 의사소통을 위한 설득력 있는 말솜씨와 더불어 관련 지식도 함양한다면 업무를 추진하는데 도움이 될 수 있습니다. 담당업무를 진행하면서도 틈틈이 관련 지식 습득을 꾸준히 한다면 본인의 발전과 함께 회사의 성장에도 기여할 수 있습니다.

 

임대인과 임차인은 ‘갑’과 ‘을’이라는 계약 관계로 이분화하기 보단 동반자로 인식하여 상호간의 이익을 위해 상생한다는 포지티브 개념으로 이해하면 임대인과의 마찰은 최소화 할 수 있고, 향후에도 발전적인 방향으로 함께 할 수 있습니다.

 

임차 업무는 회사가 성장하는 영업의 장(場)을 처음 제공한다는 의미에서 좋은 밭(田)을 찾는 일이라고 표현하고 싶습니다. 좋은 밭에 씨를 뿌려야 뿌리를 잘 내리고 성장할 수 있듯이 좋은 사무실을 얻는 것이 각 사업본부별 사업장이 성장하는 길이라고 볼 때 그것이 임차담당자로부터 시작한다는 사명감과 자부심으로 열정적으로 업무에 임한다면 남다른 성취감으로 보람을 얻을 수 있을 것입니다.


② 자산관리 업무
부동산 자산관리는 회사의 보유 부동산에 대한 전반적인 그리고 총체적인 관리라고 표현할 수 있습니다. 부동산은 말 그대로 움직이지 않는 재산 이지만, 자산관리는 수익성 증대와 부가가치를 창출하기 위한 끊임없는 그리고 역동적으로 살아 움직이는 활동입니다.

 

부동산은 다른 사람 눈에는 나무처럼 한곳에 고정되어 있는 무생물 이지만, 그 안에서 일하는 사람은 그것에 생명을 불어 넣는 일을 하는 사람입니다.

 

불꺼진 사무실에 사람들의 발걸음이 분주해지고 멈춰버린 공장엔 바쁜 기계음이 가득하게 만들어 모두가 웃으며 희망을 갖고 세상을 살아가게 하는 일, 그것이 자산관리 입니다.

 

Posted by 교원소통지기

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